機密書類保管管理のポイント

そろそろ年末の大掃除の段取りを始めませんか？！　
簡単にゴミとして捨てることができない「機密文書（個人情報・企業情報）」が出てきたときにどのように処理していますか？

年末の忙しい時期、手間をかけて社員の方がシュレッダー処理をするには時間もコストも掛かってしまう・・・。
もっと効率的な方法はないだろうか？　そんな悩みにお答えします！！



多数の古紙回収業者がありますが、一時ストック場所・セキュリティ体制、社員教育…不安材料がいくつかございます。

コストだけで業者を選定して良いのでしょうか？
誤廃棄など、情報漏洩に繋がりかねない事故は後を絶ちません。



もし、ひとたび情報漏えい事故が起これば企業の存続が危ぶまれます！

�潟Zキュリティリサイクル研究所では、ISO9001・プライバシーマーク・ISO27001を取得しており、安心・安全・確実に機密情報を抹消するサービスを構築しております。お預かりした文書を確実に処理した事の証明書（機密抹消証明書）を発行致します。

報道関係者各位
プレスリリース

各種帳票、伝票など全支店一元管理システムを提供　〜第四銀行、９月全店導入へ〜

機密文書の総合管理サービスを提供する株式会社セキュリティリサイクル研究所（東京本社；中央区八丁堀、代表取締役・北村愼一）は、金融機関向けに、社内・自社倉庫・外部委託先など複数の拠点で保管する全ての社内文書を一元管理するシステムの提供を開始しました。

<提案の背景>
金融機関の多くは、自社倉庫や支店オフィスなどに多くの書類が溢れていてその管理に大変苦労しています。また、法定年限以前の誤廃棄、年限切れの書類が残るなど、リスクを排除すべくシステムの導入が必要であり、紙文書の発生から廃棄に至るまでトータル的に厳格な紙文書管理が求められています。
銀行等では、債権書類など一部の文書での導入は一般的になっていますが、全支店対象の全ての文書の一元管理は導入例がほとんどありません。電子文書の管理システムは多くでまわっていますが、紙文書管理システムは、一から自社開発を行い莫大な費用がかかってしまう為、新規開発導入は困難でした。



<導入事例>
導入を決めた第四銀行では、行内全支店や文書センターに分散する伝票など完結文書の管理を一元化することにより、機密文書の紛失防止はもちろん、年限管理を徹底し不要文書を適時廃棄することで管理負担を大幅に低減できるという。



セキュリティリサイクル研究所では、第四銀行の導入を契機に、都内で紹介セミナーや個別デモンストレーションなどを行い、積極的な営業を開始しました。
また、インターネット利用が可能な保険、証券、カードなど他の金融機関へは、同システムのＡＳＰ型提供も開始しており、すでに複数の企業が今年度中の導入を検討しています。
機密文書管理の専門会社として長年培ってきたノウハウを大いに活かし、文書管理に必要な様々なサポート機能が搭載されており、単純な管理ソフトとは一線を画すものと自負しています。

銀行向け販売、その他金融向けＡＳＰ提供など含めて、初年度20社の導入を見込んでいます。


<機能概要>
（基幹システムの特徴）
バーコードを用いて厳格な管理、フリーロケーション方式によるスペースの有効利用、さらに部店連動による作業効率向上を実現する事ができます。
■入出庫管理機能は、各部店からの依頼に基き倉庫の入出庫を迅速かつ正確に管理します。
■廃棄管理機能は、保管年限に基き、バーコードを用いて誤廃棄なく廃棄処理を行います。
■棚卸管理機能は、在庫の不一致、棚番の相違などチェックします。棚卸は管理単位、運用によりさまざまなバリエーションで実施する事が可能です。
■空きスペース管理機能は、フリーロケーションで格納されている棚が、どの棚にまとまった空スペースがあるか管理し、入庫の際の格納効率を向上する事が可能となります。




（WEBシステムの特徴）
社内文書、自社倉庫、委託倉庫業者の一元管理を実現し、ワークフロー機能による承認行為のシステム化文書台帳情報の正確性・統一性向上を実現できます。
■複数拠点で保管している機密文書を一元管理
・・・管理部門が全社の書類を俯瞰して管理できます。
■ワークフロー機能を完備し、すべての業務の実行に関して、責任者の承認をうけて依頼送信
■文書管理台帳をそのままＷＥＢシステムへ
従来のExcelなどの文書管理台帳をＷＥＢ画面に反映し、社内の文書管理の一元化をサポート
■業務分析機能・・・部署別や全社における管理個数の推移、年限満了管理状況、入出庫数、新規増加数、
費用など、様々な指標、グラフなどを提示。過去の実績からの未来予測、目標値を設定しての目標管理なども可能です。



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＜会社概要＞
社　名　　：株式会社セキュリティリサイクル研究所
代表者　　：代表取締役社長　北村 愼一
設　立　　：平成8年11月18日
資本金　　：12,050万円
所在地　　：東京都中央区八丁堀3-9-8 新京橋第一長岡ビル9F
認証規格　：ISO9001（JQA QM4246）、プライバシーマーク（認定番号 第A440005(03)）、
　　　　　　ISO27001（JQA IM0237）、運輸局許可普通倉庫業
事業内容　：機密文書保管サービス、機密文書抹消サービス、オンデマンド電送サービス、

電子データ化サービス、ファイリングサービス、文書管理コンサルティング
ＵＲＬ　　：http://www.sri-net.co.jp


＜ 本件に関するお問い合わせ先＞
株式会社セキュリティリサイクル研究所　
担当 ： 営業統括本部 北上　和央
TEL ： 03-3551-5711
e-mail ：sri@sri-net.co.jp

そろそろ年末の大掃除の季節！！　その時、簡単にゴミとして捨てることができない「機密文書（個人情報・企業情報）」が出てきませんか？

年末の忙しい時期、手間をかけて社員の方がシュレッダー処理をするには時間もコストも掛かってしまう・・・。もっと効率的な方法はないだろうか？　そんな悩みにお答えします！！



多数の古紙回収業者がありますが、一時ストック場所・セキュリティ体制、社員教育…不安材料がいくつかございます。

コストだけで業者を選定して良いのでしょうか？
もし、ひとたび情報漏えい事故が起これば企業の存続が危ぶまれます！

�潟Zキュリティリサイクル研究所では、ISO9001・プライバシーマーク・ISO27001を取得しており、安心・安全・確実に機密情報を抹消するサービスを構築しております。お預かりした文書を確実に処理した事の証明書（機密抹消証明書）を発行致します。

お客様の大切な機密情報（契約書・社内文書・マイクロフィルム・レントゲン/カルテ等）を、セキュリティ万全の情報管理センターで厳重に保管・管理いたします。

箱単位でのお預かりだけでなく、ファイルボックスや冊子、書類１枚単位でのお預かりも可能となっていますので、ご利用における様々なニーズへの的確な対応が可能です。




法定年限によって保存を義務付けられている文書や永久保存の文書などは、使用頻度が低くても保管していなければなりません。しかし、社内で保管する場合にはどうしても管理コスト・セキュリティの問題が発生します。
SRIの専用機密保管庫に保管することでこの問題を解決できます。





オンデマンド電送サービスは、お客様のご依頼に応じて、情報管理センターでお預かりしている保管文書から必要な文書を検索し、スキャナ入力によりPDFファイルへ変換し、電子メールに添付してお手元のＰＣへお届け（オンデマンド電送）するサービスです。



■サービスの対象となる文書

保険会社の契約書や申込書、信販会社の個人信用情報等、定型で単票もしくは2、3枚程度の文書など、契約書番号等で文書が特定できるもの、整理されているものが対象です。

■コストを大幅削減

トラック輸送などを利用しないため、１回の出し入れコストを大幅に低減できます。
さらに、電子文書の標準フォーマットであるPDFの採用により、無償利用可能なソフトで閲覧する事ができますので、余分な追加機器は不要です。

■機密性を大幅に向上

重要な文書を毎回輸送する必要がなく、原本を安全な場所に保管したままでの閲覧が可能となりますので、電子メール送信時のファイル暗号化も含め、高い機密性と安全性を確保できます。
FAXなどの方法に比べ紙が残らないなど、安全かつ環境にも配慮した仕組みになります。


機密文書保管サービスについて詳しくは
http://www.sri-net.co.jp/storage.htm



SRIでは弊社サービス（機密文書保管・機密抹消）をご利用のユーザー様を対象に、インターネット経由で依頼などを行える便利なWEBシステムをご提供しています。

Microsoft Internet ExplorerなどのWEBブラウザからアクセスでき、簡単な操作で、保管文書の在庫管理や各種ご依頼・お手続き等を行う事が可能です。
機密文書保管サービス・機密抹消サービスをご利用のユーザー様は無料でご利用いただけます。

WEBシステムについて詳しくは
http://www.sri-net.co.jp/websystem.htm

セキュリティリサイクル研究所では、契約書や帳票類など、膨大な文書の整理・分類・インデックス化等の業務をはじめ、その後の保管管理・運用方法までをトータルに弊社ファイリングスタッフがご提案いたします。

ファイリング作業を必要とする文書をSRI情報管理センターにてお預かりし、厳重なセキュリティ管理体制の元、ファイリングスタッフが整理・分類を行います。その後、文書タイトル、番号、属性情報などの検索インデックス入力作業を行います。




お客様のご要望に合わせ、契約書・帳票単位、冊子単位での対応が可能です。

ファイリングする文書の運用については、管理・セキュリティ・コストなど多方面から調査・分析を行い、お客様のニーズに最適な方法をご提案いたします。


詳しくは　http://www.sri-net.co.jp/

御社が電子データ化を委託している業者のセキュリティ体制は大丈夫ですか？
機密文書の情報漏洩、紛失などの事故が起きてからでは手遅れです。
弊社では、御社の大切な機密文書、漏らしてはならない顧客情報などをセキュリティ万全の情報管理センターで電子データ化いたします。

セキュリティリサイクル研究所では、厳重なセキュリティ管理体制の下、機密文書や設計図面などを電子データ化いたします。






SRIの電子化ファイリングデザイナー・文書情報管理士が、お客様のニーズに最適な電子データ化をご提案いたします。

また、専用サーバにてデータをお預かりする電子ファイルホスティングサービスもご提供しており、こちらをご利用いただくことで、ウェブ上でデータを検索・共有したり、部署・担当者ごとの閲覧制限やアクセスログの解析をする事も可能となっています


詳しくは　http://www.sri-net.co.jp/

廃棄文書の情報漏洩対策は万全ですか？
手間・時間をかけて社員がシュレッダーにかけたり、そのまま捨てたりしていませんか？　

情報漏えい事故の多くは、会社内部からの流出が原因です。　不用意にゴミといっしょに廃棄する事は流出の原因となりますし、シュレッダー処理では、手間（人件費）がかさんでしまいます。
”たまって箱”はオフィスで日々不要となる重要文書を、低コストに、機密を保持したままリサイクルするシステムです。



たまって箱は、首都圏の大手企業を中心に、設置台数をどんどん伸ばしています。このたまって箱というネーミングとカエルのキャラクターは、ダジャレから生まれました。　”不要になった紙をためる箱（たまって箱）”紙が紙にかえる（カエル）”という非常にベタな感じで、、。

たまって箱はカエルのキャラクターがウケて、利用頂いている企業様にていろいろなネーミングで呼ばれています（かえる箱、かえるクンなど）。　

また、カエル箱は口コミでも広がり、別拠点・グループ会社・取引先などにもご紹介から導入・設置いただけるケースが多いです。　サービス・価格に関しても、お客様からご評価頂けております。

この機密文書回収ボックスをご利用してみませんか？

詳しくは　http://www.sri-net.co.jp/

御社が電子データ化を委託している業者のセキュリティ体制は大丈夫ですか？機密文書の情報漏洩、紛失などの事故が起きてからでは手遅れです。
SRIでは、御社の大切な機密文書、漏らしてはならない顧客情報などをセキュリティ万全の情報管理センターで電子データ化いたします。

また、SRIではすべての文書を膨大なコストをかけて電子化するのではなく、文書をSRI情報管理センターにてお預かりし、必要な時に必要な文書だけを電子化するオンデマンド電子化サービスを行っております。

文書保管・管理の専門会社として、紙文書の電子化をご提案いたします。

紙文書電子化のチェックポイント、業者選定方法などをまとめたサイト”紙文書電子化のポイント”を立ち上げました。　ぜひご参考にご覧ください。

紙文書電子化のポイント
http://www.sri-net.co.jp/denshika-point/

　いよいよ金融商品取引法が施行されました。
　契約企業様からも、内部統制整備に向けて機密情報等の厳格な管理体制を求める声が日増しに強くなっている状況でございます。

　情報の漏えいや紛失など情報セキュリティ事故は、いまだに紙文書等の物理的メディアが原因の大半でありながら、各社の対策は万全ではないようです。
ひとたび事故が発生した場合、被害者への損害賠償や企業価値の失墜など深刻なダメージを受けることになりかねません。

　そのような状況の中、弊社では情報活用の利便性を保持しながら管理強化の実現を願う企業様への文書管理に関する情報提供サイトとして「文書保管.com」を立ち上げました。

文書保管.com
http://www.bunsho-hokan.com/