感動のコミュニケーション！テクニカルコミュニケーターが伝授〜『伝える、伝わる』 お役立ち情報

「テクニカルコミュニケーションシンポジウム2007 in Tokyo」

去る、8月28日（火）と29日（水）の2日間にかけて開催された　「テクニカルコミュニケーションシンポジウム2007 in Tokyo」　が無事に終了しました。おかげさまで、来場者数は1,300人（関係者込みの参加者数）を超え、シンポジウム史上、最大規模となりました。

国内で、新聞社や企業、自治体、研究団体などが主催して様々なシンポジウムが行われていますが、TCシンポジウムは、シンポジウムとしては、国内最大規模、そして国内で最も長続き（19年）しているものとのことです。

東京開催は、新宿の工学院大学で開催され、池谷 裕二（いけがや　ゆうじ）氏の基調講演、6種類特別セッション、6種類のパネルディスカッション、18種類の事例・研究発表、7種類の商品紹介が披露され、取扱説明情報の「組込型」製品の展示もありました。

新宿の工学院大学は、新宿駅から都庁方面に向かい地下道を通り、徒歩約４分。地下から直接会場入りすることが出来ます。開催初日および最終日ともに午後から雨となりましたが、地下から駅まで直結しているので、ご来場の方には便利だったのではないでしょうか。以下は日記調のメモです。お時間があればどうぞ。

投稿者：ME

看板ウォッチャーさんからの提供ネタを記事にしたばかりですが、 私もみつけました。「手書きの注意文」です！ 今回は、インパクトで勝負（？）なので、 テクニカルライティングのノウハウは、ちょっと忘れてください…

会社から徒歩15分程度…酒屋さんの外にあったものです。 お酒とタバコの自動販売機が設置してあり、 お店の前で宴会している人たちがいたりします。 あ、私は近くの耳鼻科へ通っていて気がついたんですよ！

本来は、ビールの空き缶を捨てるゴミ箱に、 直接手書きで記されていました。

「タバコの吸いがらは」
「お願いです」
「捨てないで下さい」

「お願いです」がとても効果的です。 悲しいくらいです。あとで追加されたのかもしれません。

きっと心ない人が、空き缶以外のものを捨てていくのでしょうね。 紙くずくらいだったら、まぁ我慢する！でも、 でも…タバコの吸殻だけはやめてくれ〜という切なる思いが表れていませんか？

手書きだから私の心に響いたのか、 思いが込められた文面に惹かれたのか… たぶん両方だと思います。

できる社員のコミュニケーション術　【第３６回】
　〜　なぜ、長文は分かりにくいのか？

なぜ文章が長くなると、分かりにくくなるのでしょうか？

その理由には、私たちの脳の働きとの関係があります。私たちが文章を読むときに、内容を理解するために、読んだ文章は脳の中にワーキングメモリー（作業のための記憶）として一時的に保管されます。

たとえば次のような場合に、情報はほんの一時的に記憶されます。

・　取扱説明書を読んで（読んだ内容を長短期的に記憶し）作業する
・　暗算をする場合に、各数字を超短期的に記憶して計算する
・　電話番号を読み上げてもらって（記憶した番号に）電話をかける

そして、一時的に記憶された情報は、作業が終わると消去（忘却）されます。

投稿者：ME

看板ウォッチャーさんから、ネタを提供していただきました。

タバコの自動販売機に貼ってあった手書きの注意文を、パシャッと撮られたとのことです。

「お金はゆっくり入れて下さい。詰まる原因になります。　　　　　　　　　　店主」

これだけの文章ですが、看板ウォッチャーさんの鋭いアンテナに引っかかったらしいのです。 それは、直下にある警告ラベルの文章を読んでしまったからかも…

「転倒事故を防ぐために、上に乗らない、揺さぶらない、 傾けないようにして
ください。」

これは、リライトの実習ができそうです。 「しないで！」という禁止事項が3つ並んでいますよね。 そう！箇条書きです。時間がある方は書き直してみてください。 いいトレーニングになりそうですよ。

しかし、手書きの文章は…本当によくできていると思われませんか。 しっかり伝わりますもの！動作を先に述べて、理由を後にする手法は、 マニュアルの警告文･注意文でよく使われています。 店主様！いったいどこでこのノウハウを？

看板ウォッチャーさんは、言っていました。 この注意文を書いた人は、「ラベル」よりも「レベル」が高いと…

看板ウォッチャーさん、ありがとうございました。またぜひお願いします。

できる社員のコミュニケーション術　【第３５回】
　〜　分かりにくい文章

文章を書き始める前に、何の目的で書くのか、何を書くのか、誰に書くのか、を決めることで、どのように書くのか、を検討するステップに移ることができます。書く技術とは、多くの場合、どのように書くのかという部分に焦点を当てられます。

「伝わりやすい」文章とは「分かりやすい文章」と言い換えることができます。分かりやすい文章を書くために、気をつけるべきことはなんでしょうか？

「わかりやすい文章」「良いサービス」「感動を提供するお店」といったポジティブなアイデアを出そうとしても、なかなか思いつかないものです。

〜ダイテックからのホットニュース〜

ダイテックとの「出会い」で、マニュアルが変わります。
マニュアルが変われば、製品のリピーターを増やしたり、クチコミで新しいファンができたりします。
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マニュアルの健康診断

マニュアルが健康でなければ、使用者の安全を守ることができません。
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ダイテックは、マニュアルのヘルスマネジメントを強力にサポートします。

できる社員のコミュニケーション術　【第３４回】
　〜　ビジネス文書を書こう

今回はビジネス文書の書き方について、考えていきましょう。ビジネス文書というと、堅苦しく感じるかもしれません。インターネットで検索すると、たくさんの文例集が公開されています。基本的な形は、ある程度は押さえておいたほうが良いでしょう。でも、ほとんどの場合は、「書き始める前に文書の良し悪しが決まっている」のです。

「伝える」目的をはっきりとさせ、それを達成するために内容を整理し、その内容を相手に届けるための方法を選択して、実行する。この基本プロセスを意識しているか否かによって、文章の質は大きく変わってきます。

できる社員のコミュニケーション術　【第３３回】
　〜　「伝える」技術、、、その前に

第２６回から第３２回までは、「相手の話を聞いて理解する技術」について説明してきました。コミュニケーションのインプット系の技術としては、「聞く」技術と「読む」技術がありますが、「読む」技術については割愛します。今回からは、「伝える技術」、つまり　自分の意思を伝えることで、相手がそれを聞き入れて行動をおこし、自分の「望んでいる結果」を得るための技術について考えていきます。

「伝える技術」には、「話す」技術と「書く」技術があります。これらの技術に触れる前に、次のポイントを確認しておきましょう。

◎　「伝える」という行為には、必ず「目的」と「内容」、そして「方法」がある

この中で、どれがかけても「伝える」ことに失敗します。

やさしく解説！テクニカルライティングの基礎知識 【その5】


「頭痛が痛い」。これは重複表現と呼ばれます。ほかに笑える例としては「馬から落ちて、落馬した」などが有名です。

しかし、テクニカルライターは、笑いを取る職業ではありません。むだな表現は避けなければならないのです。下記に示すような、意味が重複したコトバを何気なく使っていないかを、チェックしてみてください。


■ 一番最初に、ON/OFFスイッチを押します。
「一番」＝「最初」ですよね。話しコトバなどでは、つい使ってしまっているのではないでしょうか？「最初」だけでOKです。

■ あらかじめ予定されていた会議に出席することにした。
「あらかじめ」を漢字で書くと「予め」。「予定」と意味がダブってしまいます。このようなときは、「予定されていた」だけでかまいません。

■ 各フォルダごとに、任意の名前をつけてください。
「各」と「ごと」。同じ意味が重なっています。どちらか一方に決めましょう。

■ 今年の売上高は、昨年比の70〜80％程度です。
…実は私、どこがいけないのか迷っていました。決して間違いではないみたいなのですが、「70〜80％」で、すでに程度を表しているとのこと。わかりやすく、簡潔で明快な文章をめざすテクニカルライターとしては、「程度」を削除して、「70〜80％です」にするべきなんですって。…これは本当に何気なく、何も考えずに書いてしまいそうです。気をつけないと！


重複した表現でない場合でも、「なくても意味の通じる語句」は、思い切って削ってみましょう。そうすることで、より簡潔な文章に近づきます。

● 私としては、簡潔な文章を書くということをもっとも大事に考えていこうとしています。
● 私は、簡潔な文章を書くことを心がけています。

不要な語句を削ってみると、文字数が半分くらいになりました。だけど、大切な情報は、決して削らないようにご注意を！

できる社員のコミュニケーション術　【第３２回】
　〜　プレイ・キャッチ！

「相手の言葉ではなく、感情や意図（望んでいる結果）を聴く技術」は、言葉そのものよりも、その背景、状況、事情、立場、などから多くの情報を得て意思疎通を図ってきた日本人にとっては、なじみのある技術といえます。

あるお客さまが興味深いことをおっしゃいました。アメリカで何年も仕事をしていた経験があり、米国流のコミュニケーションもよく知っていらっしゃる　この方が、「御社にはハイ・コンテキストな対応を期待する」とおっしゃったのです。つまり、「かゆいところに手の届くサービスを提供して欲しい」または「一を言えば十を理解して行動して欲しい」ということでした。とても、日本人らしい要求をなさる方だと感じました。