夫婦で始めた組織風土変革！G・Shiftの社長日記

会議で困った場面がいろいろあると思います。

今まで、会議の研修やファシリテーション研修で、「会議の困った場面でどうすればよいか」という質問がたくさん出てきています。

会議やファシリテーションの進め方とセットで聞くと効果倍増なのですが、単独の対処法でもずいぶん使えると思います。

ぽつぽつ解説してみましょう。

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会議で話しの長い人がいたりします。

得々と語る方、説明に不安があって長くなってしまう方、熱くなって自分の世界に入っている方、いろいろな状況があると思います。

例えば、次の一言でやんわり遮るのはいかがでしょうか。

「会議の時間も押していているので、残念なのですが短めにお願いできますか。そうすると助かります。」

「会議の時間も押していているので、残念なのですが皆さんのお話も聞くのはいかがでしょうか。どうですか。」
（最後は、皆さん・その場に問いかけている感じになります。）


もう少しストレートに言っても良さそうな状況の場合は、

「もう少し短くまとめていただけませんか」

とことん話した方が良い場合は、遮らない方が良いかもしれませんね。
会議の進行状況も考えて、使ってみてください。

という、ちょっとした会議のいろいろな状況の対応策を解説してみます。

会議で板書はしていますか？

非常に会議促進の効果があるので、ぜひ板書してみてはいかがでしょうか。

さて、ファシリテーションは話し合いの促進手法、言い換えると会議の促進手法と言えます。

その中の道具の一つとして板書技術をファシリテーショングラフィックと呼んでくくり直した表現をします。

何らかのファシリテーションで有用なグラフィック表現をまとめた側面もあるので、見たような技術もたくさんあります。


ファシリテーショングラフィック（呼びづらければ、「板書」で結構です）を行う際に、何を書いたら良いでしょうか。

こうした方が良いのでは、という案はいろいろあります。


まずはずせないのは、『会議の概要』です。
会議の概要と言っているのは、

テーマ、ゴール、時間・流れ、役割、ルール　となります。


続けて、会議の本題を『流れ』に従って書いていきます。
この場合、発言者の「キーワード」を書くと良いです。


何故このようなことをするかというと、『共有』のためです。
副産物として議事録の元ネタにもなると思いますが、主要目的はあくまでも共有です。

会議のプロセスにおいて、議論の経過が全員で共有できていると、会議の生産性が劇的に上がります。

この記事では、グラフィックに絞ってお話をしています。
会議体の定義や進め方のテクニックは別に触れる機会もあると思います。


会議の生産性が上がった結果どのような板書になるかは、写真を参照してください。
弊社の研修等の写真です。

話しの流れに従って書いて、非常に生産的な会議になりました。


ところで、ホワイトボードに書いているとすぐに消さなくてはならなくなります。
こんなところで思考を停止させるのは参加者の時間の無駄遣いですね。大損失です。

写真では、ホワイトボードだけでなく、壁やブラインドにも紙らしきものが貼ってあると思います。
写真例では静電気方式の簡易ホワイトボードを使っています。
ライティングシートと言います。このような道具も使うと会議の生産性が上がります。


というグラフィックについての解説も続けます。

（余談です。ライティングシートにご興味が涌いた皆様！
　良かったら下記サイトを参照してください
　　　http://www.gshift.com/wsheet.htm
　　宣伝になってすいません。でも便利なのでこれだけは扱っています。）

アイスブレイクは、敢えて分類するといくつかの分類ができます。

（形）
個人で行う、グループで行う、大人数一斉に行う
道具を使う、使わない

（結果）
身体をリラックスさせる
心持ちをリラックスさせる
関わりをリラックスさせる

他にも分類の切り口があると思います。

分類はさておきまして、今回ご紹介するのは「他己紹介」というアイスブレイクです。


[アイスブレイク]
　他己紹介

[人数]
　２人ペアが基本
　１グループ人数は１０人程度、以上は複数グループ

[手順]
　１．インタビューする人、される人を決める（後で役割は交代）
　２．インタビューをする（数分間）、インタビューする人はメモ等とる
　３．終わったら、握手等する
　４．役割を交代して、インタビューをする。握手等で終わる。
　５．グループ内でインタビューした人を端的にアピール（紹介）する

[時間]
　１０人で３０分〜４０分程度

[効果]
　ペアの方に親近感が涌きます。
　自己紹介よりも人の話を良く聞きます（面白そうなので）
　グループに受け入れてもらえるという感覚が涌きます

[コメント]
　インタビューする内容は事実系、良い思い出系等あります。場の設計とゴールに
　応じて選ぶと良いと思います。
　思ったよりもかなり応用がききます。チーム力や信頼感の醸成、組織変革の導入
　にも使えます。



このようなアイスブレイクで、チームの信頼感をアップしてみてはいかがでしょうか。

３月３日の桃の節句から、はや1ヶ月がたとうとしています。

桃の節句には、ひな人形を飾ったご家庭も多いのではないでしょうか。

ちょっと季節はずれになりますが、息抜きの話題です。

ひな人形を飾るときに、橘と桜も飾ります。
「左近の桜、右近の橘」と言ったりします。

京都御所や平安神宮に行ったことのある方は、「左近の桜、右近の橘」を見かけたことがあるのではないでしょうか。

まず、京都御所での右左は、紫宸殿（天皇の位置）から見た右左です。
ひな人形は、御所を模しているので桜と橘の位置はこうなっているようですね。


さて、橘は日本書紀の中で不老長寿のクスリとして出てきます。そして、桜も尊ばれてきています。桜は日本の国花ですね。

実は、古くは左近右近の位置には、梅があったということだったそうです。
現在、梅は台湾の国花です。

万葉集で詠われる歌で、梅の花が良く出てきたのを憶えていますか。

年表風にまとめてみました。

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飛鳥時代　6世紀頃〜710年（飛鳥 の近辺：奈良県明日香村）
遣隋使　６００年〜６１５年
遣唐使　６３０年〜８９４年
奈良時代　710年〜794年　（平城京：奈良県）
万葉集　〜７８３年ころに成立
　　　　萩の花を詠んだ歌が１４０首、梅の花を詠んだ歌が１００首
平安時代　794-1185年　（平安京：京都府）
古今和歌集　９０５年
　　　　桜の花を詠んだ歌が１００首、梅の花を詠んだ歌が２０首
　９６３年に梅に代わって桜が植えられる。
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梅は中国原産で、奈良時代の遣隋使か遣唐使が中国から持ち込んだと伝わっています。
そのころは桜より愛でられたが、平安時代からは桜のほうに関心が移ったようであることがうかがえます。
そして、「万葉集」の頃は白梅が、平安時代になると紅梅がもてはやされたということです。

中国の影響を色濃く受けていた時分は右近も左近も梅でした。しかし、影響をうけなくなると日本に伝わっていたと思われる桜と橘に変わったようですね。
ちなみに、天子南面して、、、という概念は古い中国の思想から来ているという話しもあります。


さて、京都の大覚寺には、左近の梅があるということです。
大覚寺の前身は、平安時代初期（８００年頃）嵯峨天皇が築いた嵯峨離宮とのこと。これが８７６年に大覚寺となったということです。天皇の離宮ですと左近の梅が伝わっているのも判るような気がします。


京都には「左京区」と「右京区」もありますね！
こだわりすぎても深みにはまりそうですが、左と右にまつわる話しもいろいろありそうです。


日本史と言うより、日本古来の考え方をひもとくチャレンジも続けてみます！
（この記事は、懐かしい方もいらっしゃるかもしれませんね）

電力企業での事故報道が世間を賑わせています。

北陸電力では、1999年に志賀原子力発電所１号機で１５分間の臨界事故が起こり、国や自治体に報告をしていなかったとのことです。

東京電力では、1978年に福島第一原子力発電所３号機で臨界事故が起こったとのことです。

詳細は、北陸電力や東京電力のホームページを参照していただくとして、両企業の企業理念に注目してみました。


●東京電力
【経営理念】
エネルギーの最適サービスを通じて豊かな生活と快適な環境の実現に貢献する

【行動憲章】
1.人間の尊重
2.企業倫理の徹底
3.透明な事業活動
4.商品・サービスの品質・安全確保
5.環境問題への積極的な取り組み
6.地域社会の発展への貢献
7.明るく元気な職場づくり

　参照　経営ビジョン　

●北陸電力
【企業理念】
Power & Intelligenceで ゆたかな活力あふれる北陸を

【行動宣言】
・お客さまのこころを大切に、感謝をこめてエネルギーを送りつづけます
・ゆたかな生活のお手伝いに、暮らしの夢や情報をお届けします
・素晴らしい北陸に向けて、産業の発展と文化の向上に努めます
・行動力、創造力をつちかい、情熱をもって、実践する人間集団をめざします

　参照　北陸電力の企業理念　



両企業の理念や行動憲章・宣言がどういった意味か、諒解できるかは置いておきます。
また、事故（事象と表現されていたりします）の詳細は調査も待たなければならないでしょう。

ただ、理念や行動宣言通りに職場の行動が出来ていれば、臨界事故を報告しない（隠蔽する）といった行動にはならないように思えます。


こういった不祥事が起こった際には、対策委員会の設置や対策がとられます。金融機関や電力企業等では、法令で対策が定められている場合も多いです。

理念が浸透していれば行動が良くなると仮定した場合、対策は以下のようになるでしょう。

１．リスクマネジメント関係対策
　　起こったときの対策、起こらないようにする管理体制や規則の対策

２．コミュニケーション対策
　　倫理意識、経営理念や法令遵守の考え方の浸透、コミュニケーション環境の整備


こういったコミュニケーションの対策のサポートをさせていただく時もあります。
サポートさせていただく職場に伺った際、「いかにも上意下達でメンバーがものを言えない」といった職場の場合は、ルールを徹底しても運用が難しいです。
こういった経験もあり、今回のような企業の職場コミュニケーションについて思いをはせてしまいました。

ちなみに率直にモノが言えるという意味では、『雑談ができる』職場づくりも一つの目標になると思います。

雑談ができる上司と相談が出来る部下がいる職場なら、問題にも創造的に取り組めるようになることでしょう。
多分そういった職場の場合は、問題と表現せずに夢とかビジョンに向かっているようにも思えます。
（ちなみに、「雑談」とは無駄な雑談ではなく、実のある率直な意見交換ができる雑談という意味です。）


不祥事が起こって「またか」と思われないようにサポートさせていただくチャレンジも続きます。

来週は４月、新年度です。

新入社員が胸を張って出社する、というところも多くあると思います。

新入社員の皆さんは、晴れがましい入社式から集合の新人教育そしてＯＪＴへと、学生の意識から社会人として働く意識へと変化していきます。


さて、弊社でも新入社員のコミュニケーションの意識を社会人として活躍できるようなお手伝いをしております。

新入社員コミュニケーション研修　、一言にするとこのようになります。

ちなみに、マナー研修ではありません。

学生時代にはあまり重視していなかったかもしれない

「人との向かい合い方」　

をワークショップ形式で学んで、気付いていただくようにした内容です。

ポイントは４点です。
1.他者理解を通じた思いやり
2.自己開示
3.チームワークの重要性
4.ビジョンアプローチ


では、なぜマナーではなく、このような内容なのでしょうか。

マナーという形も非常に大事なのですが、形に心がこもっていないと見抜かれるといったお話は良く聞くところです。

学生から社会人として働くに当たって、他者を観察して思いやりを持った行動をし、自分を素直に表現し、チームとして働くことが必須となってきます。
また、苦手な人（仲間、上司、先輩）だからと言って仕事を進めなければ業務が止まってしまいます。また、ストレスをためない表現方法もあります。

さらに、「〜できない」といったギャップ・ネガティブアプローチよりも、「〜ならできる」「〜(ビジョン）に向かう」といったビジョンアプローチも少しずつなれていった方が仕事への取り組みが創造的になります。

なにより、同じ研修現場を過ごして強い仲間意識が出てきます。

ＯＪＴや、何もせず時間をかけることでも同じ意識は出てくるかもしれません。

社会人になって早い内に、接する相手への「おもいやりの心」を持ったコミュニケーション、素直な「自己開示」「チームワークの重要性」、そしてギャップを乗り越えることも含めた「ビジョンアプローチ」に触れることで、新入社員がフレッシュな心強い戦力になると考えています。

ただ、一足飛びにスキルアップとはなかなか行きません。
まずはそのきっかけを掴んで、皆さんの職場で活用するだけでも違ってきます。

これにマナーも加わると、さらに強くなりますね。

ということで、重要な新社会人の方のコミュニケーション力アップへのお手伝いをするチャレンジも続けます。

アイスブレイクという言葉を聞いたことがあるでしょうか。

言葉通りに解釈すると、氷を壊すということですね。

これから転じて、氷のようになった雰囲気を壊すコト、壊す動きをアイスブレイクと言います。

重い雰囲気の会議のはじめで、誰かが軽い冗談を言うと場が和むことがあると思います。
これがまさにアイスブレイクと表現しても良いと思います。

さらに言いますと、落語の枕ですとか、漫才の冒頭部分、ビジネスの会話での本題までの話題、これら全てアイスブレイクと表現しても良いかもしれません。

本題のためのウォーミングアップの手段ですね。

内容的なウォーミングアップや
参加している人たちの参画とか注目、共感などに関する
心理的なウォーミングアップもあると思います。


さて、会議や集団活動、そして研修や講演でもアイスブレイクは使われます。
言い換えると、本題への導入ではいろいろな工夫を行います。
場づくりの一環と言っても良いでしょう。

そのために、アイスブレイクを効果的に使ったりします。


これから、アイスブレイクについても少しずつ解説していきたいと思います。


主に大人の、特に会議や集団活動、個人での緊張緩和等々のアイスブレイクを話題にしてゆきます。

という、つかみに関するチャレンジもしてみましょう。

ITCのためのファシリテーション入門（Level1）という研修を、ITC協会様主催で半年行ってきました。

では、ファシリテーションというコトを促進する技術をどうお伝えしているか。

その一端をご紹介しましょう！

１．ファシリテーションの基礎知識
　
　まず、ファシリテーションという言葉そのものが新しいです。
　考え方自体は日本にもありますが、アメリカやヨーロッパを発祥とした
　簡単な歴史的背景、議長との相違点、他のスキル（コーチングやメンタリング等）
　との比較を行います。

２．ファシリテーションの活用事例

　ビジネス現場でファシリテーションが、かなり活用されてきています。
　どいうったシーンでどういった企業が使っているかが判ると、参加者ご自身も
　使うところに思い当たります。

３．ファシリテーションを体験する１
　
　１時間程度の短時間でファシリテーションプロセスが一通り体験できる
　ファシリテーションツール（会議ツール）を使用して、
　　平等な意見出し〜まとめ〜合意形成までを行います。
　　ツールという形をしているので、持って帰ってすぐに使える形になっています。
　　この形ばかりがファシリテーションではありませんが、使い勝手の良い会議
　　手法ですね。

４．ファシリテーションを体験する２

　そして、ファシリテーションプロセスを意識した会議体験をじっくり行います。

　途中途中で講師の解説を入れながら、熱い議論をおこなっていきます。

　良く聞かれるコメントとしては、
　　「ファシリテーターの立ち位置は、体験して初めて判った」
　　「一歩引くことが、会議をこんなに活性化させるとは思わなかった」
　こんなことを伺います。

５．ITCとしてのファシリテーションの活用分野
　体験の合間や時間をとって、ITCとしてチームや経営者との会議体をどのように
　運営したら良いか、ファシリテーションをどのように活用したら良いかといった
　内容も解説していっています。

と、このような感じでITCのためのファシリテーション入門は進みます。

知識を得るのが目的ではなく、こういったヒューマンスキルを現場で活かすための
講座です。
従って、体感覚で納得しやすいワークショップといわれる形式で行って
います。
信頼出来る場、安心して発言ができる場を創り出す工夫も随所に取り入れて
信頼できる場を創る方法もおみやげとして持って帰っていただいています。

いろいろな知識を現場で活用するのにご参考になればうれしいです！
という解説へのチャレンジも続けてみます。

最近とみに企業の不祥事が多いように感じています。

少し挙げると、、、

・日興コーディアル
・雪印
・パロマ
・関西テレビ
・JR西日本　（少し古いですが）

錚々たる大企業、老舗です。
不祥事が起こるまでは社会的な信頼も勝ち得ていました。
ところが、様々な不祥事でその信頼が揺らいでいます。

さて、多くの企業で「企業理念」を掲げています。

以下皮肉な例になってしまいますが、日興コーディアルの場合を挙げてみます。
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経営理念（2001年10月1日制定）

お客さまを中心に考え、行動する。

革新性を追求し、新しい価値を生み出す。

個性を尊重し、多様な個性を価値創造の源とする。

職業倫理を研き、社会から信頼され続けるために行動する。


参照　http://www.nikko.co.jp/company/vision.html
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日興コーディアルの会計不正行為が個人か組織的かというのは、この際脇に置いておきます。

経営理念が現場に浸透していなかった例とはなるように思えます。


さて、「企業理念」もっと日常的に考えると「リーダーの思いや指示」は、現場に「浸透」しているでしょうか。

言いっぱなしであるのと、浸透は違います。

企業理念、リーダーの思いや指示を「ビジョン」という表現にまとめ込んでみます。

ビジョンの浸透には

１．ビジョンの表現　（リーダーが表現、他の人の思いを汲み上げる場合も多くあり）
２．ビジョンの伝達　（リーダーからメンバーへ）
３．ビジョンの共有　（メンバー主体、リーダーがフォロー）
４．ビジョンの浸透　（メンバーから他のメンバーへ）
５．ビジョンに沿った日常活動

このようなステップがあると考えます。

注意点としては、組織の、規模や信頼関係の勘案や、それぞれのステップでのフィードバックもあります。


さて日興コーディアルの場合は、１，２はできている様でしたが、３の共有以降から怪しいように思えます。そして５の行動で、とんでもないことが起こりました。

「コーディアル」という言葉には、「誠心誠意」という意味があるそうです。
今回の日興の不祥事は、皮肉にも企業名にもなっている言葉の意味や、理念にも沿わない行動が発覚した場合の企業イメージ失墜の典型例とも見えます。

各社の不祥事それぞれには、個別の様々な背景があることでしょう。
解明には調査を待たないとならないことも多いと思います。

それでも、企業理念（企業を経営・運営する思い）が浸透して日々の活動ができていれば、不祥事勃発という事態にはならないように思えてなりません。


ちなみに、私どものお客さま先やお聞きする範囲で、ビジョン共有に取り組まれている企業様もたくさんあります。
共通して言えるのは、「表現」は当たり前で、３．４の「共有」「浸透」に非常に注力しています。

そして、その活動方法は場合によりけりでいろいろあります。
それは、具体的には日常的な職場の仕組みや、合宿会議や手法の研修等々になります。
そして、最終的に活動するのは現場の皆さんです。
だからこそ、ビジョンが職場の皆さんの腑に落ちて動けるため、職場のリーダーが伝えるスキルを学んだり、伝える内容を共有したりします。


ちなみに、企業理念は制定時点での企業の問題意識の裏返しの場合も多くあります。
ご自身の会社の企業理念をひもといてみると、制定時点での問題意識がわかるかもしれません。

という、ビジョン共有に関しての解説もチャレンジしていきたいと思います。

２００６年度下期にITC協会様主催の専門家の方向け研修で、
「ファシリテーション研修（Level１）」の講師をさせていただきました。

北は札幌から南は鹿児島までという形で半年かけての行脚です。
先日、広島での研修が今年度の最後でした。

数百人のITCの方に、ファシリテーションの基礎編を体感していただきました。
ご参加いただいた皆様、本当にありがとうございました。

大手SE企業の管理職の方や、会計事務所のトップの方、SEのチームリーダーの方まで熱心に受講されていました。

さて、「ファシリテーション」という言葉が最近注目され始めています。

これは、一言で言いますと「コトの促進・支援技術」と表現できます。
（他の方の定義もあります）

これでは、あまりにも判りづらいので、導入的には
「話しあうための技術」つまり「会議技術」とも表現できます。

今回は多くのITCの皆様が、
・職場のIT系の開発等チーム活動において、良い会議運営を行う
・経営者の方との打合せ・会議運営を良くする
という目的で受講されていました。
（専門家のITCとしての目的の方も多く....）

では、ファシリテーションといった技術・スキルをどのようにお伝えしているか、なぜ注目されるようになって来ているかを少し解説していきたいと思います。

少し長くなりますので、少しずつ解説します。
続きは、どうか明日以降の記事をご覧下さい、、、というチャレンジを続けてみます。

ITC協会　：　NPO法人ITコーディネータ協会
ITC　　　　：　ITコーディネータ　　経営とITとの橋渡しができるスキルを持った資格保有者
　　　　　　　　　経済産業省推進資格。一言で言うと、経営問題を扱えるITコンサルタント