現場でファシリテーションを行う前に、場を主催する方は様々な準備を行うと思います。
実は、事前の準備の重要性は、当日のファシリテーション（場の差配、進行と言っても良いかもしれません）に勝るとも劣りません。
逆に、事前の準備と周知がきちんとできているならば、場の進行はかなり円滑に行えます。
事前の準備としては、例えば以下の内容を検討するのが良いでしょう。
１．目的 何のために開催するか
２．テーマ 何を扱うか
３．ゴール どの程度どうなれば良いか、どの範囲までその場で扱うか
４．メンバー 目的、テーマ、ゴール等に合ったメンバーは誰か、人数を何人とするか
５．日時・場所 いつ、どこで開催するか、時間はどの程度とするか
６．進め方 どのような進行でゴールを目指すか
７．役割 進行の上で役割をどう割り当てるか
８．資料 資料はどのようにするか、事前、直前、不要等
９．準備物 その他進行に応じた準備物等
１０．注意点 何か注意点があれば事前に考えておきます
○コメント
何となく必要と感じた会議で、とりあえず招集してみた、という経験はありませんか。
会議開催の意義が薄いのであれば、もしかしたら集まらない方が良いかもしれません。
会議等で人に集まっていただくということは、その人の時間を拘束することになります。もしも無駄な時間として拘束してしまったならば、主催者はその人の時間を盗んだことになるかもしれません。
意義のある会議となるように、目的、テーマ、ゴールは考えた方が良いです。
ついやってしまいがちなのが、目的・テーマ・ゴールは脇に置いておいて日時とメンバーだけを押さえてしまうことです。
主催者の方は、目的、テーマ、ゴールを少しでも想定した上で告知をした方が良いです。
そうすると不要な会議が減ってきて、その分皆さんが他の活躍ができます。そして、会議どころか業務の効率化の結末として業績が上がる。ということにも繋がるでしょう。
告知については次回触れます。
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